Innomation Technology Partners with the Ho Chi Minh City Department of Standards, Metrology and Quality (SMQ - HCMC) to Drive Smart Public Administration via Ragify and AgentFlow
- Innomation Technology
- Jul 2
- 6 min read
Updated: Jul 6
In the strategic roadmap toward digitalizing public administration in Ho Chi Minh City, document governance and cross-departmental workflow optimization have become top priorities. Recently, Innomation successfully organized an intensive, hands-on technology transfer workshop at the Ho Chi Minh City Department of Standards, Metrology and Quality (SMQ - HCMC).
Trong lộ trình số hóa khối hành chính công tại TP.HCM, việc quản trị tài liệu và tối ưu hóa luồng phối hợp phòng ban là ưu tiên hàng đầu. Vừa qua, Innomation đã tổ chức thành công buổi tập huấn chuyên sâu chuyển giao giải pháp AI thực tiễn tại Chi Cục Tiêu Chuẩn Đo Lường Chất Lượng TP.HCM.
The workshop was engineered to directly resolve operational bottlenecks faced by public officials daily by utilizing two core platforms: Ragify AI (The Intelligent Enterprise Knowledge Platform) and AgentFlow (The Autonomous Workflow Automation System).
Buổi tập huấn tập trung giải quyết trực tiếp các "điểm nghẽn" nghiệp vụ thực tế của cán bộ công chức thông qua hai nền tảng cốt lõi: Ragify AI (Nền tảng tri thức trợ lý AI) và AgentFlow (Hệ thống tự động hóa luồng quy trình).
Real-World Operational Bottlenecks in Standards & Metrology Management
(Thách Thức Thực Tế Trong Quản Lý Tiêu Chuẩn & Đo Lường)
During the discussion forum, public officials openly participated and shared the significant friction points encountered when managing massive volumes of legal frameworks, administrative decisions, and thousands of National Standards (TCVN). Legacy workflows typically suffer from three critical challenges:
Time-to-Information Friction: Personnel waste hours manually scanning through hundreds of PDF files or physical document storage to locate a single technical clause.
"Dead" Scanned Documents: Ingested documents that exist purely as scanned image formats block standard Ctrl + F search actions, severely delaying administrative processing cycles.
Manual Task Tracking Risks: Managing cross-departmental coordination, task assignments, and progress verification manually via standard messaging applications frequently leads to critical data dropping out of sight.
Đối với cơ quan đặc thù như Chi Cục Tiêu Chuẩn Đo Lường Chất Lượng, khối lượng văn bản quy phạm pháp luật, quyết định hành chính và hàng ngàn bộ Tiêu chuẩn Quốc gia (TCVN) là vô cùng lớn. Luồng làm việc truyền thống thường đối mặt với các thách thức:
Hao phí thời gian tra cứu: Chuyên viên phải rà soát thủ công qua hàng trăm tệp PDF hoặc tài liệu giấy để tìm một điều khoản kỹ thuật cụ thể.
Tài liệu file scan bị "chết": Các văn bản scan dạng ảnh (scanned documents) không thể tìm kiếm nhanh bằng tổ hợp phím Ctrl + F, dẫn đến việc xử lý hồ sơ bị chậm trễ.
Rủi ro sai sót quy trình: Việc phối hợp liên phòng ban, phân công việc và kiểm tra chéo tiến độ nếu quản lý thủ công qua ứng dụng chat thông thường sẽ dễ dẫn đến trôi thông tin.
Ragify AI: Eliminating Information Retrieval Friction via Retrieval-Augmented Generation (RAG)
(Ragify AI Khắc Phục Điểm Nghẽn Tra Cứu Tài Liệu Nghiệp Vụ)
During the practical showcase, officials interacted directly with the Retrieval-Augmented Generation (RAG) engine powered by Ragify AI. Instead of using brittle, keyword-based search queries, users can interact with the system using natural language, as if querying a dedicated virtual domain expert:
Tại buổi tập huấn, cán bộ Chi Cục đã trực tiếp tham luận luồng công nghệ RAG (Retrieval-Augmented Generation) từ hệ thống Ragify AI. Thay vì tìm kiếm từ khóa khô khan, người dùng chỉ cần đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên như một trợ lý ảo chuyên trách:
Real-World Query Example: "Which template is required for the inspection workflow of group 2 measuring instruments under the latest circular?"
Câu hỏi thực tế: "Quy trình kiểm định phương tiện đo nhóm 2 theo thông tư mới nhất yêu cầu biểu mẫu nào?"
In less than 3 seconds, Ragify AI automatically parses the secured internal corporate knowledge base, extracts the precise answer, and attaches transparent, verbatim Citations that point directly to the exact page number of the source document for instant audit and verification.
Chưa đầy 3 giây, Ragify AI tự động quét kho tri thức nội bộ bảo mật, trích xuất câu trả lời chính xác, đồng thời gắn nhãn nguồn trích dẫn minh bạch (Citations) trỏ thẳng tới số hiệu trang của văn bản gốc để đối chiếu.
Workflow Impact Assessment: Document Retrieval Transformation
Operational Criteria | Legacy Workflow (Before) | AI-Driven Framework via Ragify AI (After) |
Response Velocity | 15 to 30 minutes of manual searching across siloed directories. | Under 3 seconds with instantaneous contextual retrieval. |
Unstructured Scanned Data | Unusable unless manually re-typed into a digital text file. | Integrated enterprise OCR capabilities convert static images into searchable text data. |
Verification & Veracity | Dependent on personal memory or individual staff experience. | System automatically embeds explicit, verifiable References and source anchors. |
Data Governance & Security | High risk of data leakage when sharing sensitive files externally. | Strict role-based access control mapped explicitly to departmental hierarchies. |
Bảng So Sánh Hiệu Quả Luồng Vận Hành Tra Cứu
Tiêu chí đánh giá | Quy trình truyền thống (Before) | Quy trình ứng dụng Ragify AI (After) |
Tốc độ phản hồi | 15 – 30 phút tra cứu thủ công qua nhiều thư mục. | Dưới 3 giây trả kết quả ngay lập tức. |
Xử lý file ảnh/scan | Bất khả thi nếu không gõ lại thành văn bản số. | Công nghệ OCR tích hợp chuyển đổi file ảnh thành dữ liệu có thể tìm kiếm. |
Tính xác thực | Dựa vào trí nhớ hoặc kinh nghiệm cá nhân của chuyên viên. | Hệ thống tự động hiển thị Reference nguồn chính xác. |
Bảo mật dữ liệu | Rủi ro rò rỉ dữ liệu khi chia sẻ tệp tin ra bên ngoài. | Phân quyền truy cập nghiêm ngặt theo nhóm/vai trò phòng ban. |
Standardizing Cross-Departmental Coordination with AgentFlow
(Chuẩn Hóa Phối Hợp Phòng Ban Với Luồng Tự Động AgentFlow)
Once the knowledge layer was fortified with Ragify AI, the AgentFlow system was introduced to automate daily operational execution. Workshop participants designed custom AI Agents trained to:
Dynamically trigger task routing and assignments based on the content of incoming administrative records.
Construct automated cross-departmental handoffs, completely eliminating manual forwarding steps.
Deploy proactive notifications and progress alerts for pending files, ensuring no administrative case drops out of sight.
Sau khi giải quyết bài toán tri thức đầu vào bằng Ragify, hệ thống AgentFlow được đưa vào vận hành để tối ưu luồng thực thi nghiệp vụ hàng ngày. Các cán bộ đã trực tiếp tham luận về việc thiết lập các Trợ lý ảo (AI Agents) chuyên trách để:
Tự động hóa luồng phân công công việc dựa trên nội dung hồ sơ tiếp nhận.
Xây dựng quy trình phối hợp tự động liên phòng ban, loại bỏ thao tác chuyển giao thủ công.
Tự động cảnh báo, nhắc nhở tiến độ xử lý hồ sơ hành chính, đảm bảo không bị trôi thông tin.
Through this collaborative initiative at SMQ - HCMC, Innomation continues to solidify its footprint in delivering Proof-based & Use Case Driven cognitive solutions - turning AI from an abstract concept into an enterprise-ready tool that builds smart, lean, and highly secure digital workspaces.
Thông qua hoạt động này, Innomation tiếp tục khẳng định năng lực tư vấn, triển khai giải pháp công nghệ theo nguyên tắc Proof-based & Use Case Driven - đưa công nghệ AI từ lý thuyết trở thành công cụ kiến tạo môi trường làm việc thông minh, tinh gọn và bảo mật dữ liệu tuyệt đối.
Innomation is ready to partner with you to assess operational workflows and develop tailored AI solutions designed to meet your specific needs.
Innomation sẵn sàng đồng hành cùng bạn để khảo sát luồng vận hành và xây dựng giải pháp AI may đo, thiết kế theo nhu cầu thực tế.
Comments